你是不是把很多時(shí)間花在沒必要或是沒成效的會(huì)議上？如果是，你可不是唯一的人。大多數(shù)經(jīng)理認(rèn)為，會(huì)議疲勞和會(huì)議沒成效是耗盡生產(chǎn)率的兩個(gè)最重要的因素。因此，過(guò)去20年里一個(gè)專注于“會(huì)議管理”的行業(yè)迅速成長(zhǎng)起來(lái)。每個(gè)企業(yè)都設(shè)置了如何開好會(huì)議的培訓(xùn)課程，而且萬(wàn)一未能參加培訓(xùn)，你還有海報(bào)、過(guò)塑卡片和對(duì)照表單用來(lái)準(zhǔn)備、實(shí)施、跟進(jìn)。
這種關(guān)于會(huì)議的教育達(dá)到無(wú)以復(fù)加的程度，結(jié)果幾乎所有的經(jīng)理都了解會(huì)議的基本原則：明確你要取得的結(jié)果；邀請(qǐng)合適的人參加；事先發(fā)放預(yù)讀材料；制定日程安排并嚴(yán)格執(zhí)行；給與會(huì)者發(fā)放印有重要決策和行動(dòng)步驟的講義。你明白這個(gè)程序。
不幸的是，在公司的發(fā)展過(guò)程中，關(guān)于有效會(huì)議的基本準(zhǔn)則雖普遍認(rèn)可，但它們可能是最沒有得到執(zhí)行的程序。如果政府舉行“會(huì)議審計(jì)”的話，幾乎所有的公司都不能過(guò)關(guān)。多數(shù)經(jīng)理雖然一邊在抱怨會(huì)議沒有效果，但一邊又開始做各種會(huì)議計(jì)劃，開效果很差的會(huì)議。這是一個(gè)令人吃驚的現(xiàn)象。
這就產(chǎn)生了組織生活中的一個(gè)骯臟的小秘密：盡管他們嚴(yán)正申明，實(shí)際上多數(shù)經(jīng)理有意（或無(wú)意）都喜歡
開會(huì)，因?yàn)橛邢旅鎺讉�(gè)原因。
開會(huì)促進(jìn)社交互動(dòng)。多數(shù)人不喜歡一個(gè)人埋頭工作；他們需要與他人保持接觸和聯(lián)系。開會(huì)讓他們感覺自己是團(tuán)體的一分子，有了分享個(gè)人情緒和觀點(diǎn)的通道，不僅能談?wù)摴ぷ髟掝}，也可談?wù)搨�(gè)人或政治話題。因此，有些看起來(lái)似乎與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的嘮叨（甚至是發(fā)牢騷），其實(shí)是進(jìn)行宣泄的重要社交途徑。
開會(huì)讓每個(gè)人都留在“圈子”中。隨著公司發(fā)展的日益矩陣化，公司內(nèi)部相互依存，會(huì)議就像個(gè)非正式的織布機(jī)，把組織里的各路線編織在一起。員工需要了解組織里其他部門的工作進(jìn)展。除了正式的交流機(jī)制以外，他們還需要非正式的方式作為補(bǔ)充——指導(dǎo)他們安全通過(guò)政治和個(gè)人生活的雷區(qū)。會(huì)議創(chuàng)造、加強(qiáng)并拓展了這些信息網(wǎng)絡(luò)。
開會(huì)常常是地位的象征。各種委員會(huì)的會(huì)員資格意味著你是重要人物，別人重視你的觀點(diǎn)，你在決策人群中占有一席之地。出席員工會(huì)議意味著你是領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的一員。即使是只有一次會(huì)議要求你出席或回答問(wèn)題，也能讓你在資深人員面前增加曝光率，提升你的地位。
開會(huì)的這些心理驅(qū)動(dòng)力非常強(qiáng)大——通常要?jiǎng)龠^(guò)培訓(xùn)課程和文章中提出的那些既有邏輯又理性的“會(huì)議管理”建議。換言之，看似經(jīng)理們浪費(fèi)了時(shí)間或是時(shí)間沒有產(chǎn)出，實(shí)際上滿足了重要的個(gè)人和組織需求。
但這不能成為原諒會(huì)議泛濫、浪費(fèi)時(shí)間的理由。各個(gè)層面的經(jīng)理需要保持警惕，不要開大量沒必要的會(huì)議，要謹(jǐn)防糟糕的會(huì)議原則。舉個(gè)例子，好幾年以前，葛蘭素史克（GlaxoSmithKline）公司的研究部門就已經(jīng)認(rèn)識(shí)到——由于藥物研發(fā)團(tuán)隊(duì)有太多的項(xiàng)目會(huì)議要開，而且人員涵蓋所有的職能部門——許多人的開會(huì)時(shí)間和實(shí)際的藥物研發(fā)時(shí)間相當(dāng)。結(jié)果，公司制定了“適合目的”的會(huì)議流程，即只有直接參與項(xiàng)目中某個(gè)特別階段或問(wèn)題的人參加會(huì)議，其他人只要接收會(huì)議內(nèi)容通告即可。
所有的組織都應(yīng)該定期檢查自己的會(huì)議模式，除了鼓勵(lì)使用日程安排、虛擬會(huì)議的方式及其他方式以外，還要像這樣做出調(diào)整。然而，只抱怨會(huì)議太多或會(huì)議效果差是沒有用的。就像飛蛾撲火，不管我們?cè)趺凑f(shuō)，還是不斷地回來(lái)。
你對(duì)開會(huì)有些什么感想？
廈門獵頭
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